RUANG LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (S I A)
I. PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (S I A)
Sistem Informasi Akuntansi. Sistem informasi pada dasarnya adalah sekelompok unsur, yang, saling terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memproses data transaksi yang di butuhkan yang berfungsi bersama untuk mencapai suatu tujuan. Demikian pula dengan SIA, merupakan gabungan dari tiga unsur kata yaitu sistem, informasi dan akuntansi, masing-masing kata yang tergabung dalam pengertian system, informasi, akuntansi tersebut memiliki maknanya sendiri. Masih ada beberapa pengertian lagi mengenai Sistem Informasi Akuntansi yang menurut para ahli. Berikut ini lah pengertian-pengertian mengenai Sistem Informasi Akuntansi (SIA) menurut para ahli :
1. Wilkinson (1991)
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
2. Gelinas, Orams, dan Wiggins (1997)
Mendefinisikan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sebagai subsistem khusus dari Sistem Informasi Manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informsi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.
II. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ( S I A ) dan PENGAMBILA KEPUTUSAN
Kata-kata “sistem” dan “organisasi” tak pernah lekang dari kata “informasi”, terutama ketika para peneliti teori sistem berhasil mengidentifikasi satu unsur penting lainnya, yaitu “pengambilan keputusan” (decision making). Saat ini, semua orang yang mempelajari organisasi dan manajemen sudah mahfum bahwa sekumpulan manusia dapat bekerjasama dan mencapai sebuah tujuan jika ada tata-kelola dalam soal pengambilan keputusan. Tanpa pengambilan keputusan, sebuah organisasi kehilangan arah dan akhirnya bubar.
Menarik untuk diketahui, kalau kita “mengambil keputusan” maka sebenarnya kita melalukan proyeksi dan mengandaikan bahwa ada sesuatu yang akan terjadi. Pengambilan keputusan selalu terjadi sebelum kita melakukan aksi atau aktivitas tertentu. Dengan kata lain, pengambilan keputusan selalu mendahului “kejadian” (events). Selain itu, kalau kita “mengambil keputusan” dalam sebuah organisasi maka ada prasyarat kebersamaan di dalamnya. Setiap keputusan yang diambil dalam sebuah organisasi biasanya berlaku untuk semua orang. Memang, ada keputusan yang diambil oleh satu orang, ada keputusan yang diambil oleh lebih dari satu orang, dan bahkan oleh jutaan orang sekaligus (misalnya, keputusan untuk memilih SBY sebagai presiden). Siapa pun dan apa pun keputusannya, orang lain diharapkan mengikuti keputusan itu.
Lebih menarik lagi untuk diketahui, sebagai sebuah proyeksi yang mengandung dugaan tentang sesuatu yang akan terjadi, maka setiap keputusan memerlukan “bahan mentah” atau “masukan” berupa informasi.
Setiap pengambil keputusan memerlukan gambaran tentang apa saja yang sudah terjadi untuk membayangkan apa yang akan terjadi setelah keputusan diambil.
Dalam kehidupan berorganisasi, setiap pengambilan keputusan berdasarkan pada keadaan yang terjadi di dalam (internal) maupun di luar (eksternal) organisasi. Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan pengelolaan informasi. Setiap organisasi selalu melakukan pengambilan keputusan, dan selalu mengelola informasi untuk membantu pengambilan keputusan. Organisasi besar (misalnya sebuah negara) maupun organisasi mini (misalnya sebuah warung di pinggir jalan) memerlukan pengambilan keputusan dan pengelolaan informasi.
Persoalan pengelolaan informasi untuk pengambilan keputusan di sebuah organisasi inilah yang jadi objek kajian kita. Salah satu teori yang dapat kita pakai untuk penelitian tentang objek kajian ini datang dari O’Reilly (1982, 1983). Secara khusus, O’Reilly mengajak kita memeriksa kemampuan manusia mengelola informasi (human information processing capacity) dalam konteks kehidupan berorganisasi.
Ia mengaitkan kemampuan ini dengan perilaku informasi dan komunikasi, jenis informasi yang digunakan, dan peran informasi tersebut dalam pengambilan keputusan. Dalam asumsi dasarnya, O’Reilly melihat pengambilan keputusan sebagai salah satu wujud dari aplikasi informasi. Artinya, dalam keadaan aslinya “informasi” adalah sesuatu yang hanya berupa potensi. Kalau sebuah organisasi ingin mewujudkan potensi ini, salah satu caranya adalah dengan mengubah informasi menjadi keputusan.
Dalam pembahasannya, O’Reilly juga mempersoalkan “relevansi” informasi yang akan dijadikan masukan bagi pengambilan keputusan. Maksudnya, setiap pengambilan keputusan didahului oleh sebuah upaya mencari dan menemukan informasi yang relevan.
Itu sebabnya, pengambilan keputusan langsung berkaitan dengan perilaku informasi (information behavior). Ketika kita meletakkan semua ini dalam konteks kehidupan organisasi, maka terlihatlah kompleksitas yang amat menarik untuk dikaji.
Salah satu aspek yang menjadi pusat perhatian O’Reilly adalah kaitan antara perilaku informasi dan hubungan kekuasaan (power relations) di dalam sebuah organisasi. Menurut teorinya, informasi yang akan dipakai sebagai bahan pengambilan keputusan dipengaruhi oleh hal-hal berikut:
1. Kekuasaan si pemberi informasi (atau si sumber informasi) atas si pengambil keputusan. Semakin berkuasa pihak yang memberi informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Ini kedengarannya lumrah banget. Informasi dari big boss sudah pasti diprioritaskan oleh semua bawahan yang berwenang mengambil keputusan. Kalau si pengambil keputusan itu sendiri adalah seorang big boss, mungkin dia akan mencari orang tertentu yang dianggapnya lebih berkuasa, walau orang ini berada di luar organisasi. Banyak big boss yang punya “dukun” untuk membantunya mengambil keputusan
2. Relevansi informasi terhadap tugas yang harus dilakukan seorang pengambil keputusan. Ini juga lumrah. Seorang pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang relevan untuk tugas-tugasnya terlebih dahulu, baru mempertimbangkan informasi yang relevan untuk tugas orang lain.
3. Kaitan antara informasi dengan sistem insentif dan dis-insentif. Secara bercanda, kita bisa mengatakan bahwa informasi yang menguntungkan kedudukan seseorang pasti lebih diprioritaskan, apalagi kalau informasi itu tidak menguntungkan bagi saingan di kantor .
4. Kontribusi informasi terhadap tindakan yang akan menimbulkan imbalan positif. Berkaitan dengan butir 3 di atas, setiap pengambil keputusan akan mendahulukan informasi yang menurutnya akan menghasilkan reaksi positif dari rekan-rekan sesama kantor, apalagi kalau hasilnya menimbulkan pujian kepada si pengambil keputusan.
5. Kontribusi informasi bagi keuntungan pribadi. Masih berkaitan dengan butir 3 dan 4, setiap orang di semua lapisan organisasi pasti memikirkan keuntungan pribadi, dan jika ada informasi yang nantinya akan menguntungkan secara pribadi, maka informasi itulah yang jadi prioritas untuk dijadikan landasan pengambilan keputusan.
6. Kaitan antara informasi dengan potensi konflik. Berkaitan dengan butir 4, semakin sedikit konflik yang ditimbulkan oleh sebuah informasi, semakin mungkin informasi itu digunakan dalam pengambilan keputusan. Pada dasarnya O’Reilly beranggapan bahwa anggota-anggota sebuah organisasi cenderung menghindari konflik.
7. Kemudahan penggunaan informasi, dilihat dari segi kepampatan (compact) dan kejelasan. Tentu saja, semakin mudah sebuah informasi dicerna, semakin mungkin informasi itu dipilih untuk mengambil keputusan.
8. Hubungan antara pemberi informasi dan pengguna informasi, khususnya jika informasi ini bersifat lisan. Dalam situasi yang sesungguhnya, menurut O’Reilly banyak sekali pengambilan keputusan yang dilakukan berdasarkan informasi lisan dari orang-orang yang dianggap “dekat”.
9. Keterpercayaan. Berkaitan dengan butir 8, seorang pengambil keputusan akan cenderung menggunakan informasi dari “sumber-sumber yang dapat dipercaya”. Seringkali, pertimbangan ini bersifat subjektif, walau juga dipengaruhi oleh pengalaman dan situasi hubungan inter-personal di dalam sebuah organisasi.
III. SIKLUS PENCATATAN TRANSAKSI PADA SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ( S I A )
Siklus pencatatan transaksi pada sistem informasi akuntansi (S I A) di bagi menjadi empat bagian, yaitu :
GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI
Kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan akuitas perusahaan dicerminkan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan mata uang. Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal. Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara rutin. Secara efisien, perusahaan mengelompkkan jenis-jenis transaksi yang sama kedalam siklus-siklus transaksi sebagai berikut :
Siklus Transaksi
Dalam siklus ini terdapat tiga siklus transaksi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi perusahaan,yaitu siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus-siklus ini terdapat dalam semua jenis bisnis, baik yang mencari laba maupun yang nirlaba.
Siklus Pengeluaran
Aktivitas bisnis dimulai dengan pemerolehan bahan baku, properti, dan tenaga kerja melalui pertukaran dengan kas, siklus pengeluaran. Kebanyakan transaksi pengeluaran didasarkan pada hubungan kredit di antara mitra dagang. Pengeluaran kas aktual dilakukan pada saat yang sama dengan penerimaan barang dan jasa. Dalam siklus ini terdapat subsistem-subsistem utama yaitu ; sistem pembelian/utang, sistem pengeluaran kas, sistem penggajian, dan sistem aktiva tetap.
Siklus Konversi
Siklus konversi terdiri atas dua subsistem utama ; sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisik melalui proses produksi. Sedangkan sistem akuntansi biaya memantau arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.
Siskuls Pendapatan
Siklus pendapatan melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik kas dan keuangan, yang diproses secara terpisah.
PENCATATAN AKUNTANSI
Terdiri dari ;
Sistem Manual
Sistem manual juga disebut sistem tradisional yang terdiri dari proses-proses berikut ;
DOKUMEN. Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Yang terdiri atas : Dokumen Sumber. Dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan menformalisasikan data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi. Dokumen Produk. Dokumen produk adalah hasil dari pemrosesan transaksi, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Dokumen Perputaran. Dokumen perputaran adalah dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya.
JURNAL. Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis. Dokumen merupakan sumber data bagi jurnal. Terdapat dua jenis jurnal, yaitu : Jurnal Khusus. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Kemudian Jurnal Umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama.
BUKU BESAR. Buku besar adalah buku akun keuangan, yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Terdapat dua jenis buku besar : Buku Besar Umum. Berisi akun perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali, Buku Besar Pembantu. Berisi perincian akun individual yang membentuk akun pengendali tertentu.
Sistem Berbasis Komputer
Terdiri atas :
JENIS FILE. Tersaji dalam empat jenis file magnetis yang berbeda : file master umumnya berisi data akun. Nilai data dalam file master diperbaharui dari transaksi. File transaksi adalah file sementara yang menyimpan catatan yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file master. File referensi menympan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. File arsip berisi catatan transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi masa depan.
TEKNIK DOKUMENTASI
Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan keahlian penting yang perlu dikuasai oleh akuntan. Ada enam teknik dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini, yaitu :
Diagram Arus Data dan Diagram Relasi Entitas
Dalam diagram ini terdapat dua teknik dalam mendesain dan mendokumentasikan sistem yang banyak digunakan adalah Diagram Arus Data menggunakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem. Kemudian Diagram
Relasi Entitas adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. Entitas adalah sumber daya fisik, kegiatan, pelaku yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data. Hubungan antara Diagram ER dan Arus Data mencerminkan berbagai aspek dari sistem yang sama, namun saling berhubungan dan bisa direkonsiliasi.
Bagan Alir
Bagan alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir terdiri dari : Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi, departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas yang dilakukan dalam departemen tersebut.
Bagan alir sistem menggambarkan aspek-aspek komputer dalam sebuah sistem. Bagan alir sistem menggambarkan relasi antara data input, file transaksi, program komputer, file utama, dan laporan output yang dihasilkan oleh sistem tersebut. Pemrosesan batch memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi dalam jumlah besar. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa yang diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama. Bagan alir program digunakan untuk memverifikasi kebenaran logika program dan membandingkan antara bagan alir dengan kode program aktual untuk menentukan apakah program tersebut pada kenyataannya melakukan apa yanag dideskripsikan oleh dokumentasi.
Diagram Tata Letak Record
Diagram tata letak record digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau tabel basis data. Diadram tata letak biasanya menunjukkan nama, jenis data, dan panjang setiap atrribut dalam record. Informasi struktur data yang terperinci diperlukan untuk tugas-tugas seperti identifikasi jenis-jenis terentu kegagalan sistem, analisis laporan kesalahan, dan desain uji logika komputer untuk tujuan audit dan debugging.
SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
Sistem akuntansi berbasis komputer di bagi menjadi dua kelompok besar : sistem batch, dan sistem real time. Sejumlah konfigurasi alternatif terdapat dalam setiap kelompok. Para desainer sistem mendasarkan pilihan konfigurasinya pada berbagai pertimbangan.
Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time
Perbedaan antara sistem batch dan real time :
Jangka waktu infirmasi : Dalam sistem batch terdapat jeda antara waktu terjadinya kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya, sedangkan pada sistem real time pemrosesan dilakukan pada saat terjadi kegiatan ekonomi.
Sumber daya : Sistem batch umumnya lebih sedikit sumber daya yang dibutuhkan, sedangkan pada sistem real time sumber daya yang dibutuhkan lebih banyak.
Efisiensi operasional: pada sistem batch record tertentu diproses setelah peristiwa terjadi untuk menghindari penundaan operasional, sedangkan pada sistem real time semua record yang berkaitan dengan peristiwa doproses segera.
Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif
Sistem warisan umumnya memiliki aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, serta warisan yang awal menggunakan file datar untuk menyimpan data, namun basis data hirarkis dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem warisan yang lebih maju. Sedangkan sistem modern cenderung berbasis klien-server dan memproses transaksi secara real time.
Pembaruan File Master dari Transaksi
Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real time yang digunakan, pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengaruh dari suatu transaksi.
Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data
Setiap record dalam file datamemiliki lokasi tertentuatau alamat yang ditentukan oleh nilai kunci primernya.
Pemrosesan Batch dengan Menggunakan Pengumpulan Data secara Real-Time
Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar, adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi.
Langkah-langkah utama dalam proses ini adalah :
- Staf departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang berkaitan dengan item yang dibeli dan akun pelanggan.
- Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam record pelanggan dan memperbaharui saldo akunnya untuk merefleksikan jumlah penjualan.
- Selanjutnya, sistem memperbaharui jumlah yang ada di record persediaan untuk merefleksikan pengurangan persediaan.
- Record penjualan kemudian ditambahkan ke file pesanan penjualan, yang di proses secara batch pada akhir hari kerja.
Setiap penjualan pelanggan memperbaharui enam record akuntansi berikut :
- Piutang dagang pelanggan
- Item persediaan
- Pengendalian persediaan
- Pengendalian piutang dagang
- Penjualan
- Harga pokok penjualan
Pemrosesan Real-Time
Sistem real time memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penaguhan pelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Pemrosesan real time sesuai dengan sistem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling berbagi record umum. Sistem ini menggunakan teknologi lokal area network (LAN ) dan wide area network (WAN ) secara luas.
